10 patarimų sėkmingam renginiui: atmintinė

Kas organizuoja renginius, supranta, koks tai yra darbas. Ir tik renginių organizatoriai žino, kas iš tiesų slypi už jų ramių ir besišypsančių veidų.

Kad netektų gerti širdies lašų, o rezultatas atitiktų lūkesčius, mes surinkome 10 patarimų sėkmingam renginiui.

Išsaugokite juos. ir tegul jūsų renginiai gimsta be streso.

1. Numatykite tikslus ir formatą.

Atrodo, kad apie tai visi žino, taip? Bet įvertinkite, ar jūs darote tai teisingai. Tikslą suformuluokite maksimaliai tiksliai. Pavyzdžiui, jūs:

norite perteikti žinias dalyviams

surinkti lėšas projektui

suteikti svečiams estetinį malonumą

padėkoti partneriams.

Nuo tikslo priklausys renginio formatas: kokia bus koncepcija, trukmė, apipavidalinimas, programa, maistas, garsas.

Svarbu, kad formatas įgyvendintų renginio tikslą.

2. Skirkite pakankamai laiko planavimui

Apgalvokite renginio turinį, logistiką ir viešinimą. Kad procese dalyvautų visa komanda, sukurkite bendrą dokumentą, kuriame kiekvienas galėtų matyti tikslus ir uždavinius.

Bendrus tikslus išskaidykite į mažesnius ir nurodykite konkrečius žingsnius, kuriuos reikia padaryti.

Skirkite pakankamai dėmesio laiko planavimui. Jeigu to nedarysite, organizavimo darbai gali vykti žymiai lėčiau, negu planuojama.

3. Tvirtinkite didesnį biudžetą

Net ir geriausiai suplanuotas renginys neapdraustas nuo "force majore". Nenumatytiems atvejams reikia skirti daugiau lėšų. Pavyzdžiui, jei renginys vyksta lauke, gali netikėtai pradėti lyti, tuomet teks greitai keisti vietą. Vadinasi, reikės pervežti baldus, žmones ir t.t.

Todėl visada planuokite šiek tiek didesnį biudžetą.

4. Tikrinkite patalpas

Prieš organizuojant renginį, patalpas patikrinkite iš anksto: ar jos pritaikytos neįgaliesiems, veikia kondicionierius, atsidaro langai ir t.t.

Atrodo, kad tai nesvarbu, bet praktikoje pasitaiko įvairių situacijų. Pavyzdžiui, seminaro metu nustoja veikti kondicionierius, o langai sunkiai atsidaro. Ir tenka skubiai ieškoti išeities.

Beje, iš to seka dar viena taisyklė: turėkite planą "B". Pagalvokite, kur galėtumėte perkelti, pavyzdžiui, tą patį seminarą atsiradus trikdžiams.

5. Paskirstykite atsakomybę

Kiekvienas komandos narys turi aiškiai žinoti, ką jis turi daryti. Tai svarbu ne tik planavimo etape, bet ir paties renginio metu. Nuspręskite, kas atsako už registraciją, svečių ir dalyvių pasitikimą, muziką, bendravimą su žiniasklaida ir t.t.

Kiekvienas turi turėti savo sritį, už kurią yra atsakingas.

6. Pasirūpinkite tinkamu aptarnavimu

Visa jūsų komanda turi sukurti tokią aplinką, kad paliktų svečiams ir dalyviams tik geriausius įspūdžius.

Mes kalbame apie paslaugumą, pasirengimą padėti išspręsti bet kokį klausimą, šypsenas.

Kalbėtojus svečiai gali pamiršti, bet jūsų aptarnavimo nepamirš niekada.

7. Nepraleiskite detalių

Norite nustebinti savo svečius? Tuomet apgalvokite viską iki smulkmenų. Kokia jūsų komandos apranga, kuo užimti svečius pertraukos metu, kokia groja muzika, ar yra pakankamai vandens ir užkandžių.

Pasistenkite nustebinti ir pranokite visus lūkesčius.

8. Papasakokite apie renginį savo tikslinei auditorijai

Marketinge galioja viena taisyklė: geriau turėti nedaug, bet tikslinių partnerių, kuriems galima pristatyti savo renginį, negu pasakoti apie jį visiems.

Kitaip tariant, rezultatas ateina tik tuomet, kai mes šauname į dešimtuką.

Todėl skirkite viešinimui pakankamai dėmesio ir rinkitės tuos kanalus, kurie pasieks jūsų tikslinę auditoriją.

Sukurkite lakonišką ir aiškią žinutę savo potencialiam klientui.

9. Patikrinkite viską prieš dieną iki renginio

Atspausdinkite renginio programą, dalomąją medžiagą, paruoškite prezentacijas.

Dar kartą patikrinkite patalpas. Įsitikinkite, kad visa komanda žino savo funkcijas. Palikite jiems kontaktinius numerius, kad jie galėtų susisiekti vienas su kitu.

Galima paruošti specialias atmintines.

Pasidomėkite, ar visi svečiai ir dalyviai žino, kaip atvažiuoti, ar visi gavo kvietimus.

10. Paprašykite atsiliepimų

Grįžtamasis ryšys labai svarbus. Todėl paruoškite specialias anketas arba elektroninę formą, kurią renginio dalyviai galėtų užpildyti.

Paprašykite juos įvertinti įvairius aspektus: logistiką, spikerius, renginio vietą ir organizatoriaus darbą.

Jeigu yra galimybė, paprašykite palikti atsiliepimus socialiniuose tinkluose, padarykite video atsiliepimus.

Tai labai svarbus etapas, nes padeda jums geriau organizuoti savo darbą ir išvengti klaidų.

Apibendrinant, galima pasakyti, kad geriausias patarimas sėkmingam renginiui - jūsų gera nuotaika. Jeigu jūs viską darysite su entuziazmu, viskas pavyks 100 procentų.